Hầu hết chúng ta đều không biết hết được những tính năng tốt đẹp mà Microsoft PowerPoint đem lại. Giống như bất kỳ công cụ thuyết trình nào khác, nó được sử dụng để hỗ trợ cho những nội dung mà người thuyết trình đang nói. Nó không phải là một công cụ để làm tất cả các công việc thay cho người thuyết trình.
Một bài thuyết trình PowerPoint tốt cần phải có những sáng tạo, thu hút sự chú ý của người nghe từ đầu đến cuối nội dung. Không giống như các bảng quảng cáo được thiết kế bắt mắt chỉ để thu hút ánh nhìn của người qua đường trong một vài giây. Mà người sáng tạo PowerPoint cần có được nhiều slide tốt để thể hiện ý tưởng của mình. Và một số công cụ sáng tạo tuyệt vời đã trở nên tốt hơn với những cải tiến trong Microsoft Office 2016.
Vì vậy, chúng ta hãy đi sâu vào các công cụ sáng tạo mới trong PowerPoint 2016 và hãy xem làm thế nào để chúng có thể giúp bạn thực hiện một bài thuyết trình tốt hơn.
1.Tiết kiệm thời gian với PowerPoint Designer
Với Microsoft PowerPoint 2016, bạn có thể loại bỏ mọi phiền toái. Bất kỳ bài thuyết trình nào cũng bắt đầu với việc tìm kiếm một mẫu hoặc chủ đề phù hợp. Hoặc tạo ra một ấn tượng tốt ngay từ đầu. Nhưng bạn có thể không phải là một nhà thiết kế chuyên nghiệp?
Chỉ cần thả các hình ảnh đầu tiên vào một slide mới và PowerPoint Designer sẽ tự động cung cấp một số ý tưởng thiết kế cho bạn. Các công cụ đề nghị sẽ làm việc với hơn 12000 mẫu thiết kế sáng tạo được tạo ra bởi các nghệ sĩ đồ họa.
Microsoft cho biết: “Designer sẽ áp dụng điện toán đám mây thông minh để phân tích và xác định phần hấp dẫn nhất trong hình ảnh của bạn để xác định những bản thiết kế hoạt động tốt nhất với nội dung mà bạn muốn thể hiện”.
Bạn có thể mở nó từ Ribbon > Design > Design Ideas.
Nếu bạn thấy nó không hoạt động, thì hãy vào File > Options > General. Và bỏ chọn hộp Enable PowerPoint Designer.
Sự tiết kiệm thời gian ở đây không chỉ là về việc bạn chọn được một đồ họa đẹp trên một slide. Mà Designer sử dụng điện toán đám mây thông minh để phân tích và nêu bật những phần hấp dẫn nhất của hình ảnh của bạn. Hãy thử nó. Nó khác với thói quen cũ của chúng ta khi thường lựa chọn một mẫu trước khi thực hiện.
2. Học hỏi thêm với Tell Me
Microsoft Office 2016 đã giới thiệu trợ lý "Tell Me" để giúp bạn điều hướng thông qua nhiều lựa chọn. Hộp Tell Me What To Do nằm ở phía trên bên phải của Ribbon, gõ những gì bạn muốn biết, chẳng hạn như những lệnh bạn không thể tìm thấy ở mục cấu hình nào .
Bạn muốn có nhiều cửa sổ PowerPoint trên máy tính để bàn? Chỉ cần gõ "Windows" và Tell Me sẽ hiển thị các lệnh Cascade Windows ( ban đầu được đặt dưới tab View ).
Tell me sẽ giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế các sự nhầm lẫn chết người một cách kịp thời.
3. Tra cứu thông minh với chức năng “Insights”
Làm nổi bật một từ khóa và nhấn chuột phải để sử dụng Smart Lookup (tra cứu thông minh) PowerPoint 2016 để tìm kiếm nội dung nào đó bằng thông tin trên web qua chức năng Insight. Một bảng điều khiển mở ra ở bên phải với kết quả từ web và Wikipedia.
Bạn không cần phải rời khỏi PowerPoint để tra cứu những thông tin đơn giản. Check các lỗi trong bài thuyết trình một cách nhanh chóng bằng cách kiểm tra các sự kiện hoặc các từ vựng bạn sẽ sử dụng trên các slide. Chỉ cần chọn phần nội dung này, bấm chuột phải rồi chọn Smart Lookup.
Bạn cũng có thể sử dụng Smart Lookup từ Ribbon > tab Review.
Smart Lookup cũng là một phần của tính năng mới Tell Me. Nhập từ khóa vào hộp Tell Me và chọn Smart Lookup trong số những lời đề nghị được thả xuống.
4. Viết biểu thức toán học với Ink Equation
Làm việc với các phương trình toán học giờ đây đã dễ dàng hơn trong PowerPoint với cả bàn phím và bút stylus. Từ Ribbon, vào Insert > Equation > Ink Equation. Đối với các thiết bị cảm ứng, bạn có thể sử dụng ngón tay của bạn hoặc bút cảm ứng để viết phương trình toán học bằng tay. Bạn cũng có thể sử dụng chuột trong hộp Write. Các phần mềm Office sẽ sau đó chuyển nó thành văn bản.
Ink Equation sẽ giúp bạn đối phó dễ dàng hơn với cuộc chiến của các biểu thức toán học, nó còn có thể là một công cụ hỗ trợ giảng dạy hiệu quả nếu bạn đang thuyết trình cho một đối tượng từ xa. Hoặc ghép nối nó với một trong những ứng dụng sáng tạo của Google Chromecast.
5. Tạo hình ảnh động với Morph Transitions
Morph Transitions trong PowerPoint 2016 được thiết kế để tạo ra hình ảnh động dễ dàng hơn. Đơn giản là thế này: Morph cho phép bạn di chuyển một đối tượng từ điểm A đến điểm B. Để di chuyển các đối tượng một cách có hiệu quả, bạn sẽ cần phải có hai slide với ít nhất một đối tượng chung.
Trước đây, một cách dễ dàng để thực hiện điều này là với cùng một đối tượng ở slide thứ nhất, di chuyển nó trên slide thứ hai đến một vị trí khác. Bạn cũng có thể sao chép và dán các đối tượng từ một slide và thêm nó vào slide tiếp theo.
Sau đó, với slide thứ hai được chọn, vào Transitions > Morph.
PowerPoint sẽ ước tính sự khác biệt giữa hai slide và áp dụng một hình ảnh động trơn tru giữa chúng. Bạn có thể sử dụng Morph để di chuyển đối tượng, thay đổi màu sắc, thu nhỏ hoặc phóng to vào một cái nhìn cụ thể.
Bạn có thể theo dõi video dưới đây ở phút thứ 3:00 về chiếc xe đạp và linh kiện của nó, Morph đã tạo ra hiệu ứng ảnh động lắp ghép, rất đơn giản và vô cùng hiệu quả:
Khi bạn sắp xếp một chuỗi slide ảnh liên tục, ứng dụng này sẽ tự động xác định kiểu ảnh động theo ý tưởng của bạn. Quá trình này có thể mất một vài phút đến cả giờ đồng hồ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của bức ảnh động bạn muốn tạo ra.
Morph có thể sẽ là công cụ hiệu quả để giúp giải thích quy trình kinh doanh hoặc các bước trong một vấn đề nào đó. Morph Transitions là một cách dễ dàng hơn để làm sinh động bài thuyết trình mà không cần phải sử dụng các đường chuyển động phức tạp. Tuy nhiên, sự di chuyển này sẽ chỉ là những đường đi thẳng ngắn nhất.
Ví dụ, bạn không thể thể hiện đường bay cong của một con bướm với Morph Transitions. Đối với hình ảnh động phức tạp hơn, hãy trở lại việc sử dụng các đường chuyển động.
Lưu ý: Tính năng này chỉ có sẵn nếu bạn có một tài khoản Office 365.
6. Mọi chuyện trở nên tuyệt vời hơn với 6 loại biểu đồ mới
Trực quan dữ liệu hiện nay không chỉ là hiển thị các tập dữ liệu. Hầu hết chúng ta đều hình dung thông tin nhanh hơn so với việc đọc nó, bằng cách sử dụng các loại biểu đồ ngay trong PowerPoint để có được lợi thế.
Sáu loại biểu đồ mới sẽ không còn khiến bạn nhàm chán - Box and Whisker, Treemap, Sunburst, Histogram (trong lựa chọn Histogram sẽ có cả Pareto), và Waterfall.
Lưu ý: Đối với một tập hợp các con số, Microsoft Office cho phép bạn thay đổi các kiểu biểu đồ. Nhưng hãy tự hỏi tại sao các biểu đồ lại quan trọng đối với khán giả? Nếu có thể, hãy đơn giản hóa các dữ liệu.
7. Nhiều tùy chọn với Shapes cài sẵn
Hãy nhớ lại rằng tính năng Merge Shapes sẽ giúp bạn vẽ các hình dạng tùy chỉnh của riêng bạn như thế nào? Các tính năng để lưu hình dạng tùy chỉnh của riêng bạn vẫn còn thiếu, nhưng PowerPoint 2016 cung cấp cho chúng ta một sự cải thiện gia tăng với năm hàng nhiều hơn của Shape cài sẵn. Vẽ một hình trong slide của bạn và áp dụng một kiểu thiết kế trước cho nó. PowerPoint 2016 sẽ giúp bạn sáng tạo dễ dàng hơn.
Truy cập vào shape và Quick Styles từ nhóm Drawing trên tab Home. Ngoài ra, bạn cũng có thể đi đến tab Insert và vẽ một hình dạng. Điều này một lần nữa mang lại Styles Shape dưới một tab Drawing.
Sự đa dạng của Quick Shape Styles giúp cho việc tạo các bài thuyết trình phong cách hơn một chút.
8. Trình chiếu tốt hơn với Recordings Screen
Tiện ích ghi lại màn hình gốc của PowerPoint là một quá trình thuận tiện và đơn giản chỉ với 1 cú nhấp chuột. Hãy thử tính năng PowerPoint Recording Screen với một chút sáng tạo và bạn có thể tránh được các bức ảnh chụp màn hình tĩnh nhàm chán.
Đi tới Insert > Screen Recording.
Nhấp vào nút Select Area và kéo qua các khu vực mà bạn muốn ghi. Nhấn vào nút Record. Sử dụng tổ hợp phím Windows + Shift + Q để dừng ghi và chèn video vào slide hiện tại của bạn.
PowerPoint cung cấp cho bạn một loạt toàn bộ các công cụ Video để định dạng và trình bày screencasts của bạn.
Lưu ý: Một slide năng động duy nhất có thể có hiệu quả hơn và ít tốn công sức hơn so với việc tạo ra nhiều slide tĩnh. Nếu bạn bỏ lỡ một vài cơ hội để sử dụng chức năng ghi lại màn hình trong PowerPoint được cập nhật năm 2013, hãy sử dụng với phiên bản 2016 này.
9. Trình chiếu trên màn hình lớn với độ nét cao
Đây là một tính năng nhỏ, nhưng hữu ích được tiếp tục từ PowerPoint 2013. Khi bạn xuất bài thuyết trình của bạn như là một video, bạn có thể tạo một tập tin với độ phân giải cao lên tới 1920 x 1080 và hiển thị nó trên một HDTV, máy chiếu, hoặc màn hình máy tính .
Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể thiết kế các slide với tỉ lệ màn ảnh rộng 16: 9 được sử dụng trên màn hình như vậy. Nếu bạn thấy một slide trong tỉ lệ này với một tiêu chuẩn màn hình 4: 3 thì bạn sẽ nhận được các thanh màu đen ở phía trên và phía dưới.
10. Giải quyết các mâu thuẫn
PowerPoint 2016 đã tăng cường các lựa chọn hợp tác. Khi hai hoặc nhiều người làm việc trên cùng một slide, nó có thể dẫn đến hai slide với một vài cái khác bị xung đột. Tính năng giải quyết xung đột sẽ tự động bật lên và hiển thị hai slide bên cạnh nhau. So sánh chúng trực quan là lựa chọn tốt nhất, và khôi phục lại sự đồng thuận trong nhóm.
Kết hợp các mẹo cũ và mới để có được bài thuyết trình tốt hơn
Thuyết trình trước khán giả đã trở nên quá quen thuộc. Các tính năng mới trong PowerPoint 2016 sẽ không làm cho bạn hoàn toàn thay đổi cách bạn chuẩn bị, nhưng làm cho quá trình này một chút dễ dàng hơn.
Nguồn: makeuseof.com
- Chủ đề
- powerpoint 2016
