10 tính năng đơn giản trên Microsoft mà ai cũng có thể thực hiện

Bạn có nghĩ rằng chúng ta sẽ kết thúc hàng loạt trò chơi vương quyền hấp dẫn nếu George R.R Martin bỏ rơi WordStar 4.0? Và liệu Microsoft Word là một sự thay thế?

Đây chỉ là một sự tưởng tượng bởi vì chúng ta liên kết các công cụ mà chúng ta sử dụng hàng ngày. Có những công cụ tốt hơn cho các tác giả so với Microsoft Word. Scrivener có thể là công cụ tốt cho các nhà văn. LaTeX có thể là công cụ tốt cho các học giả, Đối với mỗi lĩnh vực, đều có công cụ Word phù hợp.

Microsoft Word cung cấp nhiều tính năng phong phú cho người dùng. Chúng ta có thể thấy rằng, thậm chí bạn có thể sử dụng công cụ này để tạo biểu đồ và bản đồ Mindmap. Đó chính là lí do vì sao bạn cần biết cách sử dụng bộ Office này. Hãy tìm hiểu chi tiết 10 tính năng đơn giản trong Microsoft Word trong bài viết dưới đây.

Chế độ Android toàn của Microsoft Office

Bạn có thể khởi động Microsoft Word trong chế độ an toàn. Một trong những ứng dụng phổ biến để vô hiệu hóa Word add chương trình hoạt động bất thường. Bạn cũng có thể sử dụng chế độ an toàn để ngăn chặn bất kì tùy chỉnh được thực hiện bởi chương trình này. Cá nhân tôi sử dụng chế độ này khi tôi cần chụp màn hình Word mặc định thay vì màn hình tùy chỉnh.

Khởi động chế độ an toàn đơn giản bằng cách: giữ phím CTRL và khởi động Word bằng cách nhấn đúp vào biểu tượng chương trình. Giữ phím CTRL cho đến khi hộp thoại Safe Mode xuất hiện. Một cách nhanh hơn là gõ cụm winword/ safe trong hộp thoại Windows Run.


Vô hiệu hóa màn hình khởi động (Sart Screen)

Màn hình khởi động có thể là phiền toái cho người sử dụng Word. Nhưng không cần lo lắng bởi vì bạn có thể vô hiệu hóa nó. Vào Ribbon > File > Options > General.

Trong tùy chọn Start up, kích loại bỏ dấu chọn bên cạnh Show the Start screen when this application starts. Sau đó kích OK.

Chế độ cảm ứng/ chuột cho các lần tap chính xác hơn

Ngón tay to cùng màn hình cảm ứng được kích hoạt, đây là công thức cho một vài thao tác gây hại. Word 2013 cung cấp Touch/ Mouse Mode hoạt động trên màn hình cảm ứng một cách dễ dàng bằng mở rộng và tăng khoảng cách giữa chúng. Chuyển đổi giữa chế độ bằng các áp dụng các bước sau.
Kích vào mũi tên ở phía bên phải của Quick Access Toolbar và chọn Touch/Mouse Mode


Sau khi hộp thoại chuyển đổi chế độ Touch/ Mouse xuất hiện trên thanh công cụ Quick Access, kích vào mũi tên nhỏ bên cạnh nó để chọn giữa chế độ Touch và Mouse Mode


Chọn chế độ cảm ứng mở rộng giao diện Ribbon và làm các thao tác tap đơn giản hơn. Khả năng hiển thịtốt hơn của giao diện Ribbon cũng rất hữu ích cho người dùng cao tuổi.

Khôi phục tài liệu bị mất

Ngay lập tức, bạn cần biết cách khôi phục file Word chưa lưu hoặc lưu bị lỗi. Như một sự nỗ lực cuối cùng, bạn cũng nên bổ sung thêm tính năng Recover Text from Any File có thể khôi phục chúng. Công cụ chuyển đổi Recover Text from Any File giúp giải nén văn bản thô từ bất kì tập tin. Lưu ý rằng đây là sự khác nhau giữa tính năng Open và Repair. Tin tốt đó là, các tập tin này không phải là một tài liệu Word.

Vào File> Open. Chọn các file bị lỗi và truy cập lệnh Recover Text from Any File từ danh sách loại tập tin bên cạnh hộp tên file.




Bạn có thể lấy lại dữ liệu định dạng trong ASCII. Đồ họa, các lĩnh vực và các đối tượng vẽ.. không bị chuyển đổi. Tiêu đề, chân trang, chú thích và ghi chú, văn bản được chuyển đổi như một văn bản đơn giản. Phương pháp này bị giới hạn trong các tài liệu trong các định dạng Word 97-2003 (nó không làm việc trên định dạng word .docx hoặc .dotx- nhưng có một cách giải quyết khác cho các định dạng này)

Chọn giữa chế độ Online help và Offline Help

Theo mặc định, Word giả định bạn muốn có sự giúp đỡ trực tuyến khi bạn gặp khó khăn. Điều này có thể dễ dàng gây ra phiền toái cho bất kì ai khi họ không kết nối trực tuyến hoặc quá trình kết nối chậm. Mặc dù, các nguồn trợ giúp Online thì phạm vi hoạt động rộng hơn so với chế độ Offline. Để Word hiển thị chế độ giúp Offline với các file lưu trữ trên máy tính của bạn là một thao tác đơn giản.

Ấn F1 để hiển thị màn hình Word Help , sau đó kích vào mũi tên thả xuống bên cạnh Word Help. Chọn Word Help from computer.




Lưu ý rằng bạn có thể ghim màn hình Help ở phía trên cùng của tài liệu và tiếp tục làm việc trong khi nhìn hướng dẫn trên màn hình Help.

Sao chép và dán văn bản không cần tới Clipboard.

Dưới đây là một kịch bản phổ biến hàng ngày. Bạn sao chép một lượng lớn dữ liệu từ Excel vào Clipboard để dán chúng vào trong Word. Bạn cũng cần phải chuyển hoặc copy một vài đoạn văn bản khác. Dưới đây là phương pháp đơn giản có thể giúp bạn ghi đè những gì trong Clipboard.

Bôi đen các phần tài liệu bạn muốn di chuyển hoặc copy tới vị trí mới. Sau đó điều hướng đến vị trí bạn muốn di chuyển hoặc copy đoạn văn bản sang.

§ Để di chuyển đoạn text: ấn CTRL và kích chuột phải vào vị trí mới. Ngoài ra, ấn F2>Move to the location > Enter.
§ Để copy đoạn text: ấn CTRL+SHIFT và kích chuột phải vào vị trí mới. Cách khác, ấn SHIFT + F2>Move to the location >ấn Enter.

Bây giờ bạn có thể copy và dán văn bản bình thường để mang dữ liệu clipboard vào tài liệu của bạn.
Đây là một trong những cách để sao chép và dán nội dung. Sử dụng tính năng sao chép và dán hiệu quả là cách đơn giản nhất để sử dụng thời gian hiệu quả trong Microsoft Word.

Clipboard hiệu quả với Spike

Chúng tôi tiếp tục cải thiện thói quen sao chép và dán với một tính năng ít được biết đến gọi là Spike. Không giống như một item với tính chất thời gian của Clipboard, Spike giúp bạn thu thập dữ liệu từ nhiều điểm trong tài liệu Word và sau đó dán tất cả các nội dung sang một vị trí khác trong tài liệu đó hoặc trong file Word khác hoặc thậm chí là một chương trình khác.

Sử dụng Spike là là một cách nhanh chóng để tạo danh sách dữ liệu thu thập từ các phần khác nhau của tài liệu. Ví dụ: Bạn cần phải tạo ra một bản tóm tắt tất cả các ý chính ở đầu hoặc cuối tài liệu.
Bôi đen đoạn văn bản và ấn CTRL+F3. Thao tác này sẽ chuyển thông tin tới Spike.

Lưu ý: nếu bạn muốn copy đoạn văn chứ không phải di chuyển nó, bạn hãy ấn CTRL+Z(Undo) ngay lập tức. Thao tác này sẽ khôi phục văn bản bị xóa, nhưng không ảnh hưởng đến bản sao đã được lưu trong Spike.



Để thu thập thêm thông tin, tiếp tục ấn CTRL+F3. Word có thể thêm tất cả các văn bản được chọn lựa vào Spike.
Để dán thông tin thu thập vào tài liệu mới hoặc vị trí khác ấn CTRL+ SHIFT+F3.

Spike hiện tại trống, nhưng nếu bạn muốn dán nội dung trong Spike mà không xóa chúng, bạn có thể làm theo nhưng bước sau:
§ Vị trí bạn muốn dán nội dung trong Spike
§ Gõ Spike
§ Nhấn F3

Spike là một mục Auto Text. Miễn là bạn không làm xóa hết nội dung trong Spike bằng phím tắt Ctrl+Shift+F3, các nội dung vấn lưu lại ngay cả khi bạn đóng Word hoặc khởi động lại Windows.
Dưới đây là Video hướng dẫn từ YouTube:
Link Video:
Loại bỏ khoảng cách gấp hai lần giữa các từ

Là một nhà biên tập viên và nhà văn, khoảng cách gấp hai lần là một trong những lời phàn nàn. Khoảng cách này là xa xưa và không nên tồn tại sau một thời gian. Khoảng cách giữa các từ luôn luôn là một khoảng cách của một kí tự. Với tính năng Find and Replace, bạn có thể chuyển đổi tất cả các khoảng cách hai lần thành một.
Chọn tất cả văn bản trong tài liệu. Mở tính năng Find and Replace từ khung Navigation (View > Show > Navigation Pane) hoặc ấn tổ hợp phím CTRL +H. Đặt con trỏ chuột vào Find What, sau đó ấn hai lần phím Spacebar để chèn hai khoảng cách. Đặt con trỏ chuột trong Replace With, sau đó ấn phím Space 1 lần.
Dùng hướng dọc hoặc ngang trong cùng một tài liệu

Đây là một mẹo cũ nhưng lại là mẹo hay. Đôi khi, tôi cảm nhận rằng sử dụng hướng dọc hoặc ngang trong cùng một tài liệu có thể giúp sắp xếp đồ thị lớn hoặc biểu đồ thời gian. Cũng có thể là các bảng lớn hơn hoặc hình ảnh minh họa rộng. Sử dụng cùng một hướng để tránh tạo ra tài liệu bổ sung để sắp xếp trong tài liệu.Chọn trang giấy hoặc đoạn văn bạn muốn thay đổi hướng dọc hoặc ngang.Vào Page Layout > Page Setup > Click Margins and select Custom Margins.




Trong tab Margins, chọn Portrait hoặc Landscape

Trong Apply to, chọn Selected text.

Word dùng ngắt đoạn để cung cấp cho văn bản được chọn theo hướng của chúng. Vì vậy, nếu bạn chọn một phần của văn bản trên một trang (không phải toàn bộ trang), Word sẽ hiển thị văn bản được chọn trên trang riêng, và văn bản xung quanh trên các trang riêng biệt.

Tìm danh sách đầy đủ các lệnh trong Word

Bạn có thể không tìm thấy danh sách các lệnh dù bạn sử dụng Word hàng ngày. Nhưng điều này đơn giản nhưng mạnh mẽ, là một cách tuyệt vời để mở rộng kiến thức về Word của bạn. Lệnh này có thể tạo tài liệu Word mới với đầy đủ lệnh trong Word. Bạn có thể lưu tài liệu Word này và tìm kiếm thông qua nó để hiểu việc sử dụng các lệnh mà bạn không biết.

Vào File > Options > Customize Ribbon. Trong Main Tabs list, check Developer to show it on the Ribbon. Kích Ok. Sau đó vào to Ribbon > Developer tab > Code group > Macros , trong hộp thoại Macros gõ List Commands.

Kích Run. Thao tác này giúp hộp thoại List Commands xuất hiện.


Để liệt kê tất cả các lệnh, kích vào All Word commands, sau đó kích OK. Word tạo một tài liệu mới với tất cả các lệnh trong một bảng gọn gàng. Ba cột với tiêu đề Command Name, Modifiers, và Key.

Bạn có thể sử dụng danh sách chữ cái và xem những lệnh bạn không hiểu hoặc kiểm tra các lệnh trong phiên bản Word cũ. Là một tài liệu Word, toàn bộ danh sách có thể tìm kiếm. Cá nhân tôi cảm thấy là sử dụng tìm kiếm thoải mái hơn là dùng hộp thoại Customize Ribbon. Hãy thử sử dụng nó trong chế độ Read Mode.

Tóm lại

Chi tiết hộp thoại trong Word Option có 150 lệnh đơn. Đây là manh mối để mở rộng kiến thức liên quan đến Microsoft. Nhưng sự nỗ lực này thật đáng giá vì chúng làm cho cuộc sống của chúng ta trở nên dễ dàng hơn trong 30 năm qua. Vì vậy, hãy tiếp tục khám phá các tính năng của phần mềm này và tìm ra cách để sử dụng nó hiệu quả.