Cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch cho hiệu quả công việc cao

Để làm việc có hiệu quả, nâng cao năng suất và rút ngắn lộ trình thăng tiến thì mỗi chúng ta cần sở hữu kỹ năng lập kế hoạch tốt. Nhu cầu tìm hiểu cách thức rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch như thế nào nhanh và hiệu quả nhất được rất nhiều ứng viên gửi về cho TalentBold. Đáp lại sự tin tưởng ấy, hôm nay, chúng tôi đã tổng hợp và gửi đến các bạn những bí kíp rèn luyện kỹ năng quan trọng này.

I. Ý nghĩa thực tiễn của kỹ năng lập kế hoạch​

Trong công việc, tùy từng vị trí, mỗi người sẽ đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau. Chức vụ càng cao, nhiệm vụ càng nặng nề. Thêm vào đó, xu hướng phát huy tối đa năng lực nhân sự đã làm tăng số lượng nhiệm vụ mà mỗi người lao động phải thực hiện so với trước đây.

• Áp lực công việc tăng
• Nhiệm vụ đan xen lẫn nhau
• Yêu cầu hiệu suất làm việc cao

Đòi hỏi mỗi người lao động phải chủ động sắp xếp công việc theo nhiều thứ tự ưu tiên, đồng thời lồng ghép nhiều bước nhiệm vụ khác nhau vào cùng thời điểm.

Nếu không có kỹ năng lập kế hoạch, tất cả sẽ chồng chéo khiến người thực hiện luôn phải loay hoay, tốn nhiều thời gian, tốn nhiều công sức mà công việc vẫn không đạt yêu cầu.

Chính vì vậy, không chỉ cấp độ quản lý mà từ khi còn là nhân viên, chuyên viên, việc rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch đã được đánh giá là kỹ năng quan trọng, được tất cả nhà tuyển dụng chú trọng tìm kiếm nơi ứng viên.

II. Hướng dẫn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả​

Kỹ năng không phải là tố chất thiên bẩm mà là sự rèn luyện không ngừng hình thành nên. Với kỹ năng lập kế hoạch, việc rèn luyện không chỉ ở việc tiếp nhận thông tin, quan sát mà quan trọng là phải trực tiếp thực hành.

Dưới đây là các bước cần triển khai trong quá trình rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đã được kiểm chứng bằng thực tế:

1. Khách quan nhìn nhận bản thân​

Dành thời gian ngồi lại và liệt kê những thuận lợi và khó khăn của bạn khi tự lập kế hoạch cho mình, dù là kế hoạch trong đầu hoặc viết lên giấy. Đây là cách đánh giá tình trạng hiện tại đối với kỹ năng ra kế hoạch, từ đó tiến hành rèn luyện có trọng tâm để khắc phục hiệu quả những khó khăn.

2. Dám chấp nhận khó khăn​

Theo thời gian, mức độ phức tạp của nhiệm vụ sẽ dần tăng lên. Nếu bạn ngại khó, ngại vất vả,chỉ chọn những gì đơn giản để không cần phải lập kế hoạch vẫn có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ thì trong tương lai sẽ không thể cạnh tranh cùng những đồng nghiệp khác.

Thử thách, khó khăn chính là môi trường rèn luyện kỹ năng nhanh và giúp bạn thấm nhuần kinh nghiệm. Vậy tại sao, khi những nhiệm vụ chưa mang trách nhiệm nặng nề, bạn lại không thử lên kế hoạch cho mình. Đó có thể là kế hoạch học tập, kế hoạch đi chơi, kế hoạch đi thực tập…

Từng chút từng chút một, bạn sẽ cảm thấy khả năng triển khai công việc trở nên đơn giản, nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

3. Dự phòng những chuyển biến bất ngờ​

Không có kế hoạch nào là hoàn hảo vì một bản kế hoạch phụ thuộc nhiều yếu tố khách quan xung quanh, ví dụ:

• Điều kiện thời tiết
• Yêu cầu của đối tác
• Tiến độ hoàn thành của bước công việc trước đó…

Vì vậy, thay vì thất vọng vì bản kế hoạch không như mong đợi, bạn hãy tự nhủ rằng đây là một thực tế hiển nhiên, sẽ xuất hiện rất nhiều lần nữa trong tương lai. Vì vậy, khả năng lập phương án dự phòng cho tình huống bất ngờ sẽ là một yếu tố hoàn thiện kỹ năng lập kế hoạch của bạn. Đó có thể là:

• Tạo khoảng thời gian trống để dự phòng tình trạng trễ tiến độ
• Theo dõi lịch trình, kịp thời nhắc nhở các bên liên quan
• Kiểm tra và điều chỉnh lại kế hoạch vào cuối ngày làm việc…

​

​

4. Đa dạng hóa cách thức lập kế hoạch​

Nhiều người rất tin tưởng vào khả năng ghi nhớ của mình nên thường lập kế hoạch trong đầu. Điều này không sai nhưng sẽ ẩn chức rủi ro nếu não bộ mệt mỏi với áp lực công việc tăng cao.

Vì vậy, đa dạng hóa cách thức lập kế hoạch bằng việc:

• Ghi ra giấy, dán vào góc dễ quan sát nơi làm việc
• Đặt lịch nhắc nhở trong điện thoại
• Hẹn giờ nhắc nhở bằng email…

5. Học hỏi từ mọi người​

Tất cả mọi người xung quanh đều có điều hay đáng để ta học hỏi. Không nhất thiết phải được họ trực tiếp truyền đạt, việc quan sát và trích lọc cách thức lập kế hoạch hay hoặc chưa hay của đồng nghiệp sẽ giúp bạn hạn chế sự sai sót cho chính mình.

Ngày nay có nhiều phần mềm hỗ trợ việc lập kế hoạch hiệu quả, thường được các doanh nghiệp trang bị cho phòng kế hoạch chuyên lập chiến lược tầm vĩ mô. Nếu doanh nghiệp mở lớp đào tạo, bạn hãy sắp xếp thời gian để tham gia, dù mức độ công việc của bạn chưa cần đến nhưng đây sẽ là kiến thức hữu ích, giúp hoàn chỉnh kỹ năng lên kế hoạch theo xu hướng công nghệ hiện đại.