Hướng dẫn sắp xếp hiển thị email trên microsoft outlook

Email được coi là một phương pháp giao tiếp thuận tiện, nhưng nhiều người trong chúng ta dành rất nhiều thời gian để thiết kế hộp thư đến trông rõ ràng. Không có sự sắp xếp thích hợp, bạn có thể nhận ra rằng giao tiếp thông qua email tiêu tốn thời gian hơn là chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Dich vụ email Outlook của Microsoft chứa rất nhiều tính năng có thể giúp bạn giảm bớt thời gian của bạn, nhưng nhiều người dùng chỉ đơn giản là không nhận thức được chức năng ẩn trong dịch vụ này. Sử dụng chức năng này để đảm bảo hộp thư đến của bạn được sắp xếp rõ ràng, giúp bạn có thể tập trung vào các tin nhắn quan trọng.

Tìm giao diện phù hợp với bạn
Một trong những bước đầu tiên để trở thành người dùng dịch vụ Outlook chuyên nghiệp là thiết kế chương trình riêng cho công việc của bạn. Ngày nay, mọi người đều sử dụng email nhưng điều này không có nghĩa là tất cả chúng ta đều sử dụng email một cách giống nhau. Chức năng nào làm việc trên mail của người khác mà không làm việc trên email của cho bạn, và đây chính là lí do tại sao ý tưởng sáng tạo để tinh chỉnh cách bố trí mặc định của Outlook để phù hợp nhất với việc sử dụng của bạn.

Vào tab view để xem những tùy chọn có sẵn cho bạn. Nút Change View trong Current View sẽ cung cấp cho bạn một vài tùy chọn khác nhau, nhưng trong Arrangement and Layout mới là cốt lõi của vấn đề.
Ví dụ, bạn có thể thay đổi Message Preview to 3 Lines, cho bạn xem trước lượng tin nhắn email ít hơn nhưng lại chi tiết hơn cùng một lúc. Hoặc, bạn có thể thiết lập Reading Pane to Off để thu nhỏ không gian màn hình cần thiết để giúp mở email cá nhân như cửa sổ mới khi bạn muốn đọc toàn bộ tin nhắn.
Vấn đề chính ở đây đơn giản là tìm ra cách sử dụng dịch vụ Outlook phù hợp nhất cho bạn. Hãy làm thử những gì chúng tôi chỉ ra ở trên- cũng dễ dàng để quay trở lại thiết lập ban đầu nếu bạn cảm thấy sự thay đổi không làm việc hiệu quả như bạn mong đợi.

Sử dụng gạch đầu dòng (Rules) để tự động hóa quá trình

Gạch đầu dòng là bước đầu tiên để tổ chức sắp xếp email của bạn. Bạn kích hoạt gạch đầu dòng bằng cách vào Home tab, điều hướng tới Rules> Manage Rules & Alerts.

Ở đây, kích vào New Rule. Bạn sẽ có tùy chọn các mẫu hiển thị sẵn, cũng như là các mẫu tùy chọn mở rộng. Thời điểm này là thời gian tốt nhất để gắn với các mẫu- bạn sẽ có cơ hội để tùy chỉnh các gạch đầu ròng theo ý thích của bạn trên màn hình tiếp theo. Mục đích của quá trình này đó là chuyển các mail từ ai đó vào một thư mục.
Hiện tại, bạn cũng có thể thiết kế gạch đầu dòng để phục vụ mục đích khác nhau. Tôi muốn thiết lập một hệ thống bất kì email tôi nhận từ tác giả MakeUseOf được gửi trực tiếp tới thư mục ưu tiên. Để kích hoạt tính năng này, bạn tích vào the conditions window that reads with specific words in the sender’s address. Sau đó kích vào specific words in the section below,tôi thiết lập Makeuseof để trả lời các email gửi từ tài khoản email từ trang web, nhưng rõ ràng nó có thể làm mọi thứ bạn muốn sau đó chọn thư mục thích hợp bằng cách kích vào “ specified ” và điều hướng tới thư mục đó.Sau đó, chọn những gì bạn muốn làm mới tin nhắn mà được đặt gạch đầu dòng và xem xét một cách cẩn thận liệu bạn muốn kết thúc quá trình tùy chọn thêm gạch đầu dòng hay không. Tùy thuộc vào các gạch đầu ròng bạn đang hoạt động, giữ những tùy chọn được đánh dấu có thể gây ra vấn đề sắp xếp tin nhắn sau đó. Sau đó, chọn trường hợp ngoại lệ và bạn đã sẵn sàng đặt tên cho gạch đầu dòng và kích hoạt nó. Từ đó trở đi, nó sẽ tự động phân loại email của bạn cho đến khi bạn vô hiệu hóa.

Phân chia và sử dụng các Categories

Trong khi gạch đầu dòng là cách tuyệt vời để xử lí lượng email lớn, quá trình sắp xếp tin nhắn đòi hỏi sự tinh tế của người dùng. Sử dụng các tùy chọn có thể giúp bạn sắp xếp tin nhắn, cho phép phân loại email một các nhanh chóng, chính xác. Để thiết lập Categories, vào the Tags section of the Home tab điều hướng tới Categorize > All Categories.
Các Categories hiện tại được mặc định theo hệ thống màu đơn giản, vì vậy bạn có thể chỉnh sửa các màu sắc một cách đơn giản. Để làm những hệ thống màu trở nên hữu ích hơn, kích vào Category để làm nổi bật nó, đổi tên màu thích hợp với loại mail bạn nhận được và gán cho nó một phím tắt.
Với các thiết lập này, bạn có thể tổ chức mail của bạn nhanh chóng và dễ dàng khi bạn nhận chúng. Đơn giản chỉ cần làm nổi bật một tin nhắn cụ thể trong hộp thư tin nhắn đến và sử dụng phím tắt thích hợp. Bạn sẽ có thể xem tất cả các tin nhắn được gắnCategory đặc biệt một cách đơn giản bằng cách nhập tên Category trong thanh tìm kiếm của Outlook.

Sử dụng thanh tìm kiếm

Bí quyết để giữ email của bạn được tổ chức theo kế hoạch- chút thao tác nhỏ nhưng giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này. Tuy nhiên, có những ràng buộc đó là mỗi khi email của bạn bị lạc lối và không xuất hiện trong thư mục bạn lựa chọn hoặc Categories. Trong trường hợp này, thật khôn ngoan để sử dụng các thanh tìm kiếm.
Chức năng tìm kiếm của Outlook nhanh. Nhập cụm từ tìm kiếm vào thanh tìm kiếm trong hộp thư đến của bạn, sau đó sẽ hiển thị nhanh chóng những gì được tìm kiếm, cho dù là tiêu đề hoặc nội dung của email. Đây là tính năng đặc biệt hữu ích nếu bạn có thể nhớ chi tiết đặc biệt của một email cụ thể mà bạn không thể tìm qua cách thông thường.


Hãy nhớ rằng tốc độ tìm kiếm có thể chậm với hộp thư đến đầy. Nếu tình huống này xảy ra khi bạn đang làm việc, bạn có thể tìm kiếm một thư mục đặc biệt, thay vì tin nhắn riêng lẽ. Để làm như vậy, sử dụng trình đơn thả xuống ở phía bên tay phải để thu hẹp tầm nhìn của bạn. Bạn có thể có những tinh chỉnh khác, bằng cách vào tùy chọn Refine trong thanh tìm kiếm.

Hãy nhớ sử dụng trang Outlook. Com

Các phiên bản trực tuyến của Outlook có thể không có tất cả tính năng của phiên bản máy tính để bàn, nhưng thực tế Outlook có thể truy cập dễ dàng từ bất kì thiết bị với trình duyệt web mà không bạn nên bỏ qua. Nếu bạn cần truy cập vào email vào thời điểm khi bạn không có ở nơi làm việc, thì đây có thể là lựa chọn hoàn hảo.

Tuy nhiên, Phiên bản Outlook trực tuyến có nhiều tính năng hơn là kiểm tra mail. Bằng cách kích vào Settings cog ở góc trên cùng của màn hình, bạn cũng sẽ có thể truy cập một tập hợp khá toàn diện các tùy chọn khá tiện dụng khi bạn di chuyển. Cộng với các trình đơn thả xuống cũng cung cấp cho bạn truy cập vào Rules và Categories của bạn.
Khi bạn truy cập mail trên Outlook từ bất kì nơi nào có thể kết hợp với Rule để sắp xếp thư đến của bạn, thậm chí, khi bạn không sử dụng máy tính. Nếu bạn là người phải đi lại thường xuyên, chuyển xe buýt hoặc tàu thì hãy chọn một thời điểm thuận lợi để truy cập thư đến của bạn trước khi bạn bắt đầu ngày mới.