Không chỉ riêng những người làm việc trong mảng văn phòng, mà đối với tất cả người dùng trên toàn thế giới, các công cụ được cung cấp từ gói ứng dụng Microsoft Office thực sự là hữu ích để có thể tương tác một cách đầy đủ trong nhu cầu xử lí văn bản, thiết lập các bảng tính, quản lý cơ sở dữ liệu hay đơn giản hơn là tạo ra các bài trình chiếu trong các cuộc họp hay các buổi báo cáo sắp tới. Dù vậy, Microsoft Office cũng có những vấn đề của mình, khi chủ yếu vẫn đến từ chi phí bản quyền của sản phẩm này đưa ra không hề nhỏ chút nào để người dùng có thể sở hữu nó. Chính vì thế mà các công cụ thay thế miễn phí luôn là điều được nhiều người dùng hướng đến trong việc sử dụng các tính năng mạnh mẽ một cách tương đối đầy đủ như Microsoft Office mà không lo ngại quá nhiều trong việc phải bỏ ra một khoản phí lớn trong mỗi lần nâng cấp phiên bản
Mặc dù với nhu cầu lớn đã khiến cho các gói phần mềm thay thế này trở nên đa dạng hơn trước rất nhiều với những nhà phát triển khác nhau, khả năng hỗ trợ định dạng và tính năng cũng không hoàn toàn tương tự nhau để phục vụ cho người dùng, và các yếu tố đó đã vô tình tạo ra một rào cản trong việc tìm ra thật sự đâu là công cụ đáng để sử dụng nhất trong thời điểm hiện tại. Và để giúp bạn có một cái nhìn chính xác hơn, thì hôm nay, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau điểm qua các bộ công cụ văn phòng miễn phí thay thế hiệu quả nhất cho Microsoft Office nhận được sự đánh giá cao từ đại đa số người dùng
Libre Office
Toàn diện trong tính năng cùng với việc được cập nhật một cách liên tục
LibreOffice là một phần thuộc về dự án OpenOffice.org trong việc mang đến một phiên bản công cụ văn phòng miễn phí và hiệu quả nhất dành cho người dùng trên cả nền tảng Windows, Mac OS X lẫn Linux (với phần lớn các bản phân phối được sử dụng hiện nay của Linux). Vì thuộc về OpenOffice nên chúng ta dễ dàng nhận thấy sự tương đồng trong tính năng trên LibreOffice nhưng với tốc độ xử lí công việc được cải thiện tốt hơn, cũng như liên tục nhận được các bản cập nhật và vá lỗi thường xuyên hơn từ đội ngũ phát triển so với trên phiên bản gốc
Cũng giống như OpenOffice, LibreOffice cũng được thiết kế xoay quanh định dạng tiêu chuẩn Open Document Format với việc cho phép tương tác đầy đủ với các tập tin tạo ra từ Microsoft Office, cũng như tương thích ngược với bộ công cụ này một cách dễ dàng với 6 ứng dụng khác nhau mang đến những tính năng hoàn toàn riêng biệt bao gồm:
+ Writer – Công cụ xử lí văn bản
+ Calc – Công cụ thực hiện bảng tính
+ Impress – Công cụ trình chiếu
+ Draw – Công cụ liên quan việc tạo hình khối và xử lí đồ họa vector
+ Math – Cung cấp cách thức tính toán với hàm toán học
+ Base – Cơ sở quản lý dữ liệu
Dù mang đến những tính năng gần như đầy đủ với Microsoft Office, thế nhưng với LibreOffice, chúng ta lại thấy thiếu vắng đi một công cụ quản lí thư điện tử như Outlook. Có thể tính năng này mang đến sự hấp dẫn trong việc sử dụng, thế nhưng trên thực tế, sẽ là khá thừa thãi nếu như LibreOffice phải lặp lại tính năng này trong khi đó, chúng ta có hàng loạt những công cụ tương tự đến từ bên thứ 3, và vì thế mà việc thiếu vắng này không còn quá quan trọng cũng như là bước cắt giảm thông minh đến từ đội ngũ phát triển của gói phần mềm này
Dường như LibreOffice mang đến cho người dùng nhiều hoài niệm hơn về giao diện cổ điển của Microsoft Office từ phiên bản 2007 trở về trước nhiều hơn so với sự bóng mượt trên Office 2010 hay Office 2013 cũng như Office 365 với các tính năng được trình bày một cách rõ ràng trên các biểu tượng lớn được đặt xuyên suốt trên thanh công cụ của phần mềm hơn là các danh mục ẩn dưới dạng các bảng
Nếu những gì bạn có mặc định trên LibreOffice chưa đủ để có thể đáp ứng sự hài lòng trong công việc của bạn, thì cũng đừng vì thế mà cảm thấy quá lo lắng khi mà cộng đồng người dùng của LibreOffice trên toàn thế giới đã cung cấp hàng trăm những tính năng mở rộng khác, cũng như khuôn mẫu về bảng tính, văn bản để bổ sung vào bộ sưu tập của ứng dụng này nhằm gia tăng sự phong phú, và cũng như chính LibreOffice, các gói bổ trợ này cũng hoàn toàn miễn phí để có thể tải về bất kì lúc nào, bất cứ nơi nào mà người dùng mong muốn. Với sự mạnh mẽ trong khả năng tương tác và đa dạng trong vấn đề sử dụng, thật là khó để có thể phủ nhận LibreOffice như là một công cụ thay thế hiệu quả cho chính Microsoft Office trong nhiều điều kiện người dùng khác nhau khiến bạn không thể sở hữu một bản quyền từ chính Microsoft
Bạn có thể tham khảo thêm và tải về LibreOffice tại đây
Apache Office
Đảm bảo sự ổn định cao trong khả năng sử dụng dù ít khi được cập nhật hơn
Apache Office là bộ công cụ văn phòng mang đến cho người dùng những gì mà người anh em LibreOffice có thể làm, tuy nhiên, trong khả năng cập nhật tính năng hay sửa lỗi với các bản vá quan trọng, Apache Office thực hiện với tần suất thấp hơn, nhưng tại sao vẫn nhiều người quyết định sử dụng nó để thay thế Microsoft Office như vậy? Câu trả lời đơn giản dường như đến từ độ ổn định khi mà có một điều chúng ta không thể chối cãi là việc cập nhật quá nhanh sẽ gây ra các vấn đề về lỗi nếu không được kiểm tra đầy đủ, trong khi Apache Office không thường xuyên gặp phải các trục trặc như thế
Cũng bao gồm 6 ứng dụng với tính năng tương tự như LibreOffice (Writer, Calc, Impress, Draw, Math và Base), nhưng Apache Office mang đến sự thân thiện với người dùng tốt hơn trên giao diện có phần đơn giản và khá trực quan của mình. Có thể trong mảng tính năng, Apache Office có phần thiếu hụt đôi chút nếu phải so sánh với LibreOffice, chẳng hạn như không có bộ đếm số từ trong văn bản trên công cụ Writre, nhưng với việc sử dụng chung mã nguồn với sự chỉnh sửa đôi chút đến từ nhà phát triển, mà sự khác biệt này cũng không quá nhiều hay không quá cách biệt giữa hai gói công cụ này. Dù vậy, thì LibreOffice vẫn có phần được đánh giá cao hơn trong việc tương tác với các tập tin giàu nội dung tốt hơn so với Apache Office đôi chút
Không chỉ mang đến bản cài đặt đầy đủ cho người dùng, các nhà phát triển của Apache Office còn mang đến một phiên bản Portable để có thể lưu trữ trên các bộ nhớ ngoại vi như USB để có thể sử dụng trên bất kì thiết bị nào, cũng như khả năng sao lưu tốt hơn trên các công cụ hệ thống lưu trữ đám mây
Bạn có thể tham khảo thêm và tải về Apache Office tại đây
SoftMaker FreeOffice
Gói công cụ miễn phí mang đến khả năng tương thích cực kì tốt với Microsoft Office
SoftMaker FreeOffice là công cụ văn phòng hoàn toàn miễn phí được cung cấp cho người dùng trên các nền tảng Windows và Linux, bên cạnh phiên bản ứng dụng dành cho Android trong những nỗ lực mang đến khả năng chỉnh sửa mạnh mẽ và đầy đủ trên các tập tin được tạo ra từ Microsoft Word, Excel lẫn PowerPoint, cũng như các chuẩn khác như EPUB hay PDF
Cũng chính vì thế, SoftMaker FreeOffice mang đến cho người dùng của mình bộ công cụ đơn giản với 3 ứng dụng khác nhau về tính năng, mà chủ yếu xoay quanh việc xử lí văn bản, thiết lập bản tính hay phục vụ trình chiếu tương tự Microsoft Office. So với những gì mà LibreOffice có thể làm được, SoftMaker FreeOffice vẫn còn có vẻ thiếu đi khá nhiều trong tính năng mà có thể kể đến bao gồm việc nhóm các thư điện tử, hay biểu đồ trong bảng tính không quá ấn tượng trong cách trình bày, nhưng bù lại, SoftMaker FreeOffice lại có lợi thế lớn hơn trong tốc độ xử lí, cũng như cho phép làm việc với các tập tin từ Microsoft Office nhưng bị mã hóa bằng mật khẩu, hay văn bản định dạng WordPerfect hoàn toàn tốt và được đánh giá cao
Tương tự như LibreOffice hay Apache Office, đội ngũ phát triển của SoftMaker FreeOffice cũng mong muốn mang đến cho người dùng sự tiện lợi trong việc sử dụng cũng như nhanh chóng trên bất kì thiết bị nào trên phiên bản Portable đi kèm theo bên cạnh bản cài đặt chính thức của mình
Bạn có thể tham khảo thêm và tải về SoftMaker FreeOffice tại đây
WPS Office Free
Mang đến cái nhìn ấn tượng của Microsoft Office với sự đa dụng trên mọi nền tảng mong muốn
Dường như trong số các công cụ văn phòng miễn phí hiện nay, WPS Office Free là cái tên tốt nhất trong việc mang đến giao diện người dùng tương đồng với Microsoft Office với sự chú trọng trong việc đơn giản hóa trong khả năng sử dụng. Hỗ trợ đa dạng các nền tảng từ Windows, Linux, iOS đến Android, WPS Office Free là một công cụ thay thế hoàn hảo trong việc xử lí văn bản, trình chiếu, thực hiện bảng tính một cách mạnh mẽ bên cạnh trình đọc PDF tích hợp
Nhìn chung, phiên bản miễn phí của WPS Office Free mang đến cho người dùng của mình hầu như tất cả các tính năng mà bộ công cụ này đang nắm giữ như đúng những gì mà người dùng trông đợi từ chính bản nâng cấp của phần mềm, nhưng đi kèm với đó sẽ là sự có mặt của các quảng cáo xuất hiện đính kèm trong quá trình sử dụng. Với bản nâng cấp lên mức độ sử dụng Premium, WPS Office sẽ loại bỏ hoàn toàn các vấn đề khó chịu liên quan đến quảng cáo bên cạnh việc bổ sung thêm một số tính năng trong việc tương tác trên các tập tin định dạng PDF với nhiều sự lựa chọn về mức giá khác nhau bao gồm: $2.99 mỗi tháng, hoặc $19.99 mỗi năm và $49.99 cho việc mua bản quyền sử dụng suốt đời
wps.com/office-free - Bạn có thể tham khảo thêm và tải về WPS Office Free tại đây
Google Docs
Thực hiện công việc trên một hệ thống đám mây hoàn chỉnh với khả năng truy cập ở bất kì đâu
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối thủ thật sự của Microsoft Office, thì có lẽ bạn đang đến đúng chỗ với sự có mặt của Google Docs trong danh sách của chúng ta trong ngày hôm nay. Mặc dù được phát triển ban đầu với định hướng miễn phí hoàn toàn cho người dùng với nền tảng cơ bản đến từ hệ thống đám mây, nhưng Google Docs nhanh chóng mở ra một kỉ nguyên mạnh mẽ trong các công cụ văn phòng theo một cách hoàn toàn mới, và ngay cả khi Slider vẫn còn thiếu chút gì đó để có thể so sánh với Microsoft PowerPoint, thế nhưng điều đó cũng không thể ngăn cản được rằng Google Docs là một trong những công cụ văn phòng mang đến khả năng sử dụng hấp dẫn nhất trong thời điểm hiện tại
Rõ ràng với khả năng tương tác một cách trực tiếp thông qua hệ thống đám mây trên kết nối Internet của mình, Google Docs không chỉ hỗ trợ cho người dùng duy nhất, mà đây còn là công cụ ấn tượng trong khả năng làm việc nhóm với việc hỗ trợ đồng thời nhiều người dùng truy xuất cùng lúc đối với bất kì nội dung nào có mặt trên công cụ này nhờ vào việc phân quyền từ người dùng quản lý của tập tin, bên cạnh việc theo dõi và hiển thị các thay đổi một cách rõ ràng và nhanh chóng theo thời gian thực, cũng như hỗ trợ tương tác trực tiếp trên các thiết bị di động như iOS hay Android thay vì chỉ đơn thuần là ở các trình duyệt web trên nhiều nền tảng cho máy tính khác nhau. Nếu bạn cần một môi trường hỗ trợ đầy đủ trong khả năng xử lí văn bản, tạo bảng tính hay thực hiện trình chiếu với tốc độ cao và cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trong một thời điểm, thì một nền tảng đám mây như Google Docs sẽ mang đến mọi thứ khiến công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết
docs.google.com/ - Bạn có thể tham gia dùng thử và trải nghiệm Google Docs tại đây
Zoho Docs
Một sự thay thế ấn tượng trong khả năng sử dụng với Google Docs
Zoho Docs là một công cụ khá phổ biến và nổi tiếng trong mảng công cụ văn phòng khi được lựa chọn sử dụng trong những hãng hàng đầu hiện nay như BBC hay Coca-Cola với khả năng mang đến dịch vụ cho 25 tài khoản người dùng khác nhau với dung lượng miễn phí 5GB cho mỗi người dùng trên nền tảng do chính mình cung cấp
Cũng giống như Google Docs, Zoho Docs là công cụ xây dựng trên hệ thống nền tảng đám mây với các dịch vụ chủ yếu xoay quanh việc xử lí văn bản, thiết lập bảng tính hay thực hiện trình chiếu một cách hiệu quả bên cạnh khả năng đồng bộ với chính thiết bị mà người dùng đang tương tác
Không chỉ mang đến khả năng sử dụng trên bất kì một trình duyệt web nào hiện nay, Zoho Docs cũng cung cấp bên cạnh đó các ứng dụng quản lý cho chính iOS lẫn Android, bên cạnh việc tích hợp những công cụ lưu trữ đám mây hàng đầu khác như Dropbox hay Google Drive. Rõ ràng với các tính năng của mình, Zoho Docs là một công cụ thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ để các nhân viên của họ có thể làm việc với nhau một cách dễ dàng và thoải mái trong vấn đề lưu trữ, mặc dù các tính năng cao cấp như bảo vệ tập tin bằng mã hóa mật khẩu không xuất hiện trên phiên bản miễn phí và yêu cầu người dùng nâng cấp để có thể sử dụng nó một cách đầy đủ, dù không phải trong bất kì trường hợp nào điều này cũng thật sự cần thiết
zoho.com/ - Bạn có thể tham gia dùng thử và trải nghiệm Zoho Docs tại đây
Theo TechRadar
