Hướng dẫn sử dụng Excel nâng cao

Excel là một chương trình mà nhiều người lo ngại bởi nó là một phần mềm phức tạp với nhiều chức năng. Thật dễ dàng để tìm hiểu lý do nhiều người nghĩ Excel là một ứng dụng phức tạp, nhưng nó lại là một phần mềm xứng đáng cho mọi sự nỗ lực.

Điều quan trọng là chia quá trình học của bạn thành những phần cho dễ quản lý. Không thể học Excel trong một ngày hoặc một tuần, nhưng nếu bạn đặt tâm trí của mình để hiểu từng quá trình, bạn sẽ sớm nhận ra rằng bạn có kiến thức để làm việc trên phần mềm này.

Hãy học theo cách của bạn theo các kỹ thuật này và sẽ không lâu bạn sẽ cảm thấy thoải mái với các nguyên tắc cơ bản của Excel. Từ đó, bạn sẽ đi đúng hướng theo cách của riêng mình để trở thành bậc thầy bảng tính thực thụ.

Các vấn đề cơ bản

Dưới đây là một số kĩ thuật đầu tiên bạn sẽ cần làm chủ nếu bạn muốn hiểu được phần mềm Excel sâu hơn nữa. Phần lớn chúng rất đơn giản, nhưng điều quan trọng là bạn phải làm quen với chúng trước khi bắt đầu cố gắng thực hiện nhiệm vụ phức tạp hơn.

Thực hiện phép toán đơn giản

Để làm quen, hãy bắt đầu với các vấn đề toán học cơ bản nhất mà bạn cần đưa vào Excel. Điều đầu tiên cần nhớ về kĩ thuật này là bạn cần nhớ một dấu bằng khi bạn cần làm bất kì phép tính nào. Gõ = 10+10 vào một ô trong bảng tính và nhấn Enter, ô sẽ hiển thị kết quả là 20.
Nhưng bạn sẽ cần phải sử dụng một dấu “*” cho phép nhân và một dấu gạch chéo (/) cho phép chia.

Sử dụng AutoSum

Nếu bạn chỉ mới bắt đầu dùng Excel, đây là một cách tuyệt vời để bạn có thể bắt kịp với việc sử dụng các chức năng cơ bản. Đầu tiên, nhập hai số bất kì trong hai ô cạnh nhau có thể theo hàng hoặc trên dưới đều được. Tiếp theo, chọn các ô bên phải hoặc phía dưới những ô này và điều hướng đến Home > AutoSum.


Quá trình này sẽ tự động tính các ô được chọn với một công thức SUM, sau đó ấn Enter để thực hiện. Excel sẽ cộng hai số với nhau và cho kết quả trong ô quy định bằng cách sử dụng trình đơn AutoSum thả xuống, bạn cũng có thể chọn các chức năng toán học khác nhau.

Áp dụng định dạng số

Bảng tính của bạn bắt đầu có chút phức tạp hơn, khi chúng chứa các loại số khác nhau như tiền tệ, ngày tháng, tỷ lệ phần trăm...Để chắc chắn bạn có thể làm việc với các dữ liệu này, thì bạn cần sử dụng định dạng để gõ.

Chọn số bạn muốn định dạng bạn sẽ phải làm với từng loại khác nhau một lúc. Tìm kiếm tùy chọn Number ở phía trên màn hình và tìm ra trình đơn thả xuống chọn mặc định General.


Từ đây bạn có thể chọn một danh sách định dạng số khác nhau. Nếu bạn muốn nhiều định dạng hơn nữa, chọn More Numer fomat ở cuối danh sách, và bạn sẽ có khả năng xác định chi tiết như lượng chữ số thập phân sử dụng hoặc loại tiền tệ mà bạn ưa thích.

Tạo một bảng

Trình bày dữ liệu của bạn thành một bảng cho phép bạn làm việc nhiều nhiều hơn với các thông tin và thật dễ dàng để thiết lập. Để bắt đầu, chọn toàn bộ các dữ liệu được thiết lập mà bạn muốn chuyển đổi thành bảng bao gồm cả tiêu đề và kích vào phím tắt Quick Analysis, sẽ xuất hiện ở góc bên trái trong lựa chọn của bạn.


Điều hướng đến Tab Tables và chọn Table. Bạn sẽ nhận thấy một sự khác biệt ngay lập tức đến các trình bày dữ liệu, và có một số thay đổi theo cách mà bạn có thể thao tác được.


Sử dụng các mũi tên trong ô tiêu đề của bảng để lọc các điểm đặc biệt của dữ liệu hoặc sắp xếp chúng theo một cách khác.

Tạo biểu đồ

Bạn có thể tạo một biểu đồ hoặc một đồ thị theo cách tương tự bạn tạo một bảng- nhưng bạn sẽ cần phải xem xét bạn muốn trình bày dữ liệu như thế nào. Excel có thể cung cấp cho bạn một số điểm, nhưng điều quan trọng là bạn phải nhận thức được bạn muốn biểu đồ như thế nào. Với ý nghĩ đó, trình bày dữ liệu của bạn và chọn toàn bộ chúng, cũng giống như bạn đã làm khi tạo bảng.


Tuy nhiên, có nhiều tùy chọn mà bạn có thể xem trước, hoặc chọn More để có thể xem thêm các định dạng bản đồ.

Kỹ thuật tiên tiến

Sớm hay muộn, bạn sẽ muốn sử dụng Excel ở cấp độ cao hơn. Tin tốt đó là nhiều khía cạnh của các chức năng của phần mềm này được kết nối với nhau theo nhiều cách, nghĩa là học một kĩ thuật sẽ có thể gặt hái lợi ích ở kĩ thuật khác.

Sử dụng các hàm chức năng

Khi bạn đã nắm vững được việc tính toán trong Excel, thật khôn ngoan để bắt đầu thử nghiệm các hàm chức năng. Bạn sẽ khám phá ra một loạt các chức năng khác nhau để thực hiện các công việc khác nhau và tất cả chúng đều có một chút khác biệt tuy nhiên, làm việc với các ví dụ đơn giản sẽ giúp bạn quen thuộc với chúng và thực hiện chúng dễ hơn.

Hãy bắt đầu bằng việc sử dụng một trong những chức năng cơ bản nhất trong Excel, SUM. Chúng ta có thể sử dụng chức năng này để cộng một loạt các con số.
Như bạn nhìn ở trên. Tôi có năm con số mà tôi muốn cộng chúng với nhau, vì vậy tôi ấn vào ô bên dưới danh sách chú ý rằng bạn có thể thực hiện phép tính này ở bất cứ nơi nào trên bảng tính. Bạn có thể thực hiện phép tính bằng cách gõ =SUM(E1:E5), nhưng có những cách khác để chuyển tiếp các lệnh này.

Bạn có thể nhập vào từ SUM và mở dấu ngoặc đơn, sau đó chọn các ô. Bạn có thể thực hiện bằng cách giữ phím Ctrl và kích vào từng ô một hoặc kéo các ô. Ngoài ra bạn có thể gõ từng ô một và được ngăn cách nhau bởi dấu phẩy nếu chúng không tuần tự.


Lồng ghép định dạng điều kiện

Trong những năm gần đây, Excel đã phát triển thành một công cụ mạnh mẽ để tạo bảng điều khiển cũng như các bảng tính thông thường. Tạo một bảng điều khiển trong Excel có thể có được những lợi ích tuyệt vời, nhưng cũng có thể tốn nhiều sức lực tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, tuy nhiên các định dạng có điều kiện có thể bổ sung các kinh nghiệm làm bảng điều khiển để trở thành một bảng tính tiêu chuẩn cho bạn.

Với mục đích này, chúng ta sẽ sử dụng định dạng có điều kiện để giúp cung cấp một số cách viết tắt trực quan cho một số dữ liệu, vì vậy hãy chọn cái gì có giá trị để đánh giá nếu bạn đang thử chúng. Chọn dữ liệu và điều hướng tới Home > Conditional Formatting.


Bạn sẽ ổn với vô số các tùy chọn định dạng khác nhau. Chúng tôi đang áp dụng tỉ lệ phần trăm, như vậy bảng dữ liệu mới có ý nghĩa tuy nhiên, màu sắc và biểu tượng thiết lập cũng được sử dụng hiệu quả trong trường hợp thích hợp.


Hãy nhớ rằng bạn có thể kiểm soát quá trình này bằng cách kích vào More Rules trong trình đơn thả xuống. Nếu định dạng của bạn không cung cấp đủ sự phân biệt rõ ràng ngay lập tức, hãy xem xét các quy tắc tinh chỉnh một chút.

Thêm đường xu hướng cho biểu đồ

Bất kì ai cũng có thể tạo ra một biểu đồ bằng Excel. Đường xu hướng là một trong các chi tiết mà bạn có thể thêm vào biểu đồ.

Đây là một sự bổ sung mà bạn sẽ thực hiện cho một biều đồ. Bạn cần kích vào biểu đồ, sau đó kích vào shortcut Chart Elements được minh họa bằng một dấu cộng. Bạn có thể thêm một đường xu hướng một cách nhanh chóng bằng cách kiểm tra hộp bên cạnh hoặc bạn có thể kích vào mũi tên bên phải để khám phá các tùy chọn chi tiết hơn.


Nhân tố quan trọng ở đây là bạn biết mình đang cố gắng minh họa điều gì. Đường xu hướng không phải là một bổ sung tốt trong nhiều tình huống, vì vậy điều quan trọng là bạn hãy nghĩ về những dữ liệu mình đang cố gắng trình bày, hoặc xem xét liệu sự bổ sung này có đánh giá cho biểu đồ của bạn hay chỉ khiến cho biểu đồ của bạn trở nên lộn xộn.

Xây dựng kĩ năng Excel cho bạn

Có rất nhiều nơi bạn có thể học Excel, nhưng có một trang web hay đó là trang Office Support của Microsoft. Nó cung cấp cho bạn một loạt các chỉ dẫn rõ ràng về tất cả mọi thứ từ việc sử dụng cho các nhiệm vụ cấp cao đến các nhiệm vụ đơn giản nhất. Chúc bạn thành công!

Học exel cũng không khó lắm quan trọng là nhớ công thức thôi